Data la ben nota situazione attuale dovuta al famigerato coronavirus, lavorare smart è un tema divenuto di urgente attualità per molti, ma un approccio spinto da una situazione d’urgenza può essere controproducente.
La domanda chiave è: per quante persone, nella nostra azienda, lo smart working è realmente applicabile, sia da un punto di vista produttivo che organizzativo e di controllo dei costi? E in quali tempi? E, soprattutto, indipendentemente dallo stato di necessità.
Ora, sembra non ci sia tempo per questa riflessione e si debba procedere in ogni caso, data l’urgenza. Prendiamoci lo stesso un po’ di tempo, un pezzo di carta e seguiamo un semplice piano d’azione.
Prima precisiamo cosa intendiamo per smart working: non è “Telelavoro” (con tutte le conseguenze normative che questo comporta), è una modalità di “lavoro agile” e può essere rapidamente implementata. Non richiede la “postazione di lavoro a casa”, ma la disponibilità di connessione internet fissa o mobile (approfondisci).
Ecco un semplice piano d’azione.
1. Definiamo il numero di dipendenti e collaboratori interni ed esterni che possono fruire di un lavoro smart.
2. Quale tipo di tipo di lavoro verrà svolto da ciascuno? Deve trattarsi di lavoro “immateriale” : comunicazioni, creazione e condivisone documenti, relazioni interne ed esterne, progettazione, formazione del personale e dei clienti, supporto tecnico, attività di vendita, ecc. Molte attività si sovrapporranno e si dovrà tenerne conto in fase di implementazione. Probabilmente, vi stupirete nello scoprire quanto si possa fare in modo smart.
3. Quali strumenti e applicazioni digitali utilizzare? Se vi state ponendo questa domanda vuol dire che quello che avete a disposizione non è sufficiente. Ma per certa parte dovrebbe essere già disponibile, ad esempio le email e le applicazioni gratuite come Whatsapp o (con qualche limite) Google drive e One Drive. Se si tratta di tamponare per qualche giorno, possono bastare.
4. Definire una modalità di lavoro smart efficiente. In questo caso, gli strumenti gratuiti (e quelli più comuni a pagamento) mostrano alcuni limiti: l’uso di molteplici applicazioni e app per eseguire il lavoro implica perdita di tempo e una faticosa esperienza utente; il costo per installare nuovo software o la quota/utente per i servizi in cloud possono essere elevati e coprire parzialmente le esigenze.
5. La soluzione: uscire da una percezione d’emergenza. Oggi sono disponibili soluzioni che coprono un’ampia gamma di esigenze e permettono una forte riduzione dei costi, una maggiore efficienza e, con un po’ di pratica, nuove soluzioni e nuove opportunità per sviluppare business. I costi sono molto variabili e occorrerebbe una lunga analisi e valutazione.
6. Cominciare subito con il piede giusto. Non è difficile, oggi abbiamo a disposizione applicazioni in cloud a costi molto contenuti e adatti a tutte le esigenze, sia piccole che grandi. Tenete fermi due principi di valutazione:
1. non utlizzate applicazioni dispersive: una soluzione deve poter soddisfare la maggior parte delle vostre esigenze.
2. assicuratevi un’assistenza “umana” e facilmente ottenibile: le assistenze via web e quelle con procedure “articolate” creano spesso inefficienza e costringono ad acquisire una competenza tecnica/applicativa che richiede lavoro aggiuntivo.
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